Escolher a impressora certa para o escritório em 2025 pode parecer complicado, devido à grande variedade de modelos disponíveis no mercado. A decisão envolve considerar volume de impressão, custo por página, velocidade, qualidade e recursos extras. Uma impressora inadequada pode gerar atrasos, desperdício de papel e tinta, além de aumentar os custos operacionais.
Neste artigo, listamos as 7 melhores impressoras para escritório em 2025, incluindo opções para pequenas empresas, escritórios médios e grandes corporações, com informações sobre desempenho, economia e funcionalidades.
Impressora Epson EcoTank L14150
- Multifuncional (imprime, escaneia e copia)
- Modelo bivolt
- Com tecnologia tanque de tinta
- Imprime até 38 páginas por minuto
- Conectividade via Wi-Fi, USB ou Ethernet
- Dimenções: 35,8 x 49,8 x 24,5 cm
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A Epson EcoTank L14150 é uma impressora jato de tinta com tanque de alta capacidade, projetada para atender escritórios que imprimem grandes volumes de documentos diariamente. Com rendimento de até 7.500 páginas em preto e 6.000 páginas coloridas por recarga, oferece baixo custo por página. Além disso, possui duplex automático, scanner e conectividade em rede, permitindo que vários usuários compartilhem a impressora sem complicações.
Outro destaque é a confiabilidade e versatilidade. Apesar de ser jato de tinta, mantém qualidade consistente mesmo em altos volumes de impressão. Os tanques de tinta são de fácil reposição, evitando desperdício e reduzindo a necessidade de manutenção. Isso torna a L14150 econômica, prática e eficiente para escritórios que buscam produtividade sem comprometer a qualidade.
- Tanques de alta capacidade e baixo custo por página
- Multifuncional 4 em 1 (impressão, cópia, digitalização e fax)
- Impressão frente e verso automática
- Velocidade moderada para grandes volumes
- Ocupa mais espaço comparada a impressoras compactas
Impressora Brother Laser DCPL2540DW
- Imprime até 30 páginas por minuto
- Multifuncional (imprime, copia e digitaliza)
- Impressão duplex automática
- Capacidade de impressão de até 2.600 páginas
- Conectividade via Wi-Fi, Ethernet ou USB
- Dimenções: 31,8 x 39,9 x 40,9 cm
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A Brother DCPL2540DW é uma impressora laser monocromática indicada para escritórios de pequeno a médio porte que imprimem muitos documentos em preto e branco. Com 36 ppm e duplex automático, oferece rapidez e eficiência. A conectividade Wi-Fi permite compartilhar a impressora entre vários usuários, tornando-a ideal para pequenas equipes.
Além da velocidade, a DCPL2540DW é reconhecida pela durabilidade e baixo custo operacional, suportando impressões contínuas sem perda de qualidade. Sua manutenção é simples, e o toner de alta capacidade garante economia em longo prazo, tornando o modelo confiável para ambientes corporativos.
- Alta velocidade e baixo custo por página
- Duplex automático
- Conectividade Wi-Fi
- Impressão apenas monocromática
- Recursos de digitalização e cópia limitados
Impressora Epson EcoTank L3250
- Multifuncional (imprime, copia e digitaliza)
- Imprime até 4.500 páginas em preto
- Imprime até 7.500 páginas coloridas com cada kit de tintas de reposição original
- Tecnologia Heat-Free da Epson que evita altos custos de impressão
- Dimenções: 43,6 x 40,8 x 24,4 cm
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A Epson EcoTank L3250 é indicada para pequenos escritórios e home offices. Com tanques recarregáveis, permite imprimir até 4.500 páginas em preto e 7.500 páginas coloridas, garantindo baixo custo por página. Compacta e silenciosa, possui Wi-Fi integrado e fácil configuração, ideal para quem precisa de economia e versatilidade.
Embora sua velocidade seja de 15 ppm para impressão colorida e 33 ppm monocromática, o modelo compensa com qualidade de impressão em cores e simplicidade no uso diário. É uma opção prática para empresas que imprimem relatórios, gráficos e documentos administrativos, mantendo eficiência sem ocupar muito espaço.
- Baixo custo por página
- Compacta e silenciosa
- Conectividade versátil via Wi-Fi
- Possui longa vida e alta performance
- Velocidade de impressão menor, especialmente para colorido
- Não conta com duplex
- Faz um pouco de barulho
- Imprime até 20 páginas por minuto
- Imprime até 10 mil páginas por mês
- Conectividade via Wi-Fi ou USB
- Imprime e digitaliza sem fio conectando-se a um celular pelo aplicativo HP Smart
- Dimenções: 21 x 33 x 17 cm
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A HP Laser 107w é uma impressora laser monocromática compacta, ideal para pequenos escritórios ou home offices. Com impressão rápida de 20 ppm e conectividade Wi-Fi, é prática para uso individual ou compartilhado em pequenos grupos.
Além da eficiência, a 107w oferece qualidade de impressão consistente, garantindo textos nítidos e profissionais. Seu design compacto facilita a instalação em qualquer espaço e o baixo custo de manutenção torna o modelo acessível para empresas que imprimem principalmente documentos em preto e branco.
- Compacta e eficiente
- Baixo custo de manutenção
- Conectividade via Wi-Fi ou USB
- Sem impressão duplex automática
- Não imprime em cores
- Imprime até 12.000 páginas pretas
- Tinta colorida imprime até 6.000 páginas
- Multifuncional (imprime, copia e digitaliza)
- Wi-Fi com autorreparo, que detecta e soluciona problemas de conectividade
- Dimenções: 36 x 44 x 15 cm
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A HP Smart Tank 581 é uma impressora jato de tinta com tanque, indicada para pequenos e médios escritórios que imprimem documentos coloridos com frequência. Com capacidade de até 8.000 páginas em preto e 6.000 páginas em cores, oferece baixo custo por página e multifuncionalidade. A conectividade Wi-Fi permite imprimir diretamente de notebooks e dispositivos móveis.
Além disso, a 581 é versátil e confiável, ideal para quem precisa de impressão, digitalização, cópia e fax em um único equipamento. Seu desempenho consistente e fácil reposição de tinta tornam-na prática para o uso diário em escritórios que buscam economia sem abrir mão da qualidade.
- Impressão colorida de qualidade
- Tanques de tinta de alta capacidade
- Multifuncional (imprime, copia e digitaliza)
- Sem impressão duplex automática
- Velocidade moderada
- Ocupa mais espaço
Impressora Canon MegaTank G3110
- Tela LCD de 1,2 polegadas
- Imprime até 6 mil páginas em preto
- Imprime até 7 mil páginas coloridas
- Multifuncional (imprime, copia e digitaliza)
- Sistema que evita o ressecamento da tinta quando a impressora não está em uso
- Dimenções: 33 x 44,5 x 16,3 cm
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A Canon MegaTank G3110 é uma impressora jato de tinta com tanque que combina baixo custo por página, multifuncionalidade e qualidade de impressão. Ideal para escritórios pequenos e médios, permite imprimir, copiar e digitalizar documentos coloridos.
Seu tanque de alta capacidade oferece milhares de páginas sem necessidade de recarga frequente, enquanto a conectividade Wi-Fi facilita a impressão a partir de diversos dispositivos. Apesar da velocidade menor (13 ppm), o modelo é confiável e mantém qualidade consistente, sendo perfeito para empresas que priorizam economia e funcionalidade.
- Tanques recarregáveis e econômicos
- Impressão colorida de alta qualidade
- Multifuncional (imprime, copia e digitaliza)
- Proteção contra ressecamento da tinta quando o equipamento não está em uso
- Sistema de abastecimento com tubo flexível, durável e protegido contra entrada de ar
- Velocidade de impressão baixa
- Sem duplex automático
- Não é compatível com o macOS
- Imprime até 30 páginas por minuto
- Impressão frente e verso (Duplex) automática
- Alimentador automático de 35 folhas (ADF)
- Multifuncional (imprime, copia e digitaliza)
- Conectividade via Wi-Fi ou USB
- Dimenções: 28,4 x 48,4 x 41 cm
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A HP Smart Tank 794 é indicada para pequenos e médios escritórios que necessitam de alto volume de impressão colorida. Com capacidade de 8.000 páginas em preto e 6.000 páginas em cores, oferece baixo custo por página, duplex automático e multifuncionalidade 4 em 1 (impressão, cópia, digitalização e fax). A conectividade Wi-Fi e móvel permite impressão rápida e prática de qualquer dispositivo.
Além disso, o modelo é confiável para o uso diário intenso, mantendo qualidade consistente em documentos e gráficos coloridos, tornando-o ideal para empresas que buscam produtividade e economia em impressões frequentes.
- Tanques de alta capacidade e baixo custo
- Multifuncional (imprime, copia e digitaliza)
- Duplex automático
- Rendimento de até 12 mil páginas em preto
- Imprime pelo celular com o aplicativo HP Smart
- Velocidade moderada
- Ocupa espaço considerável
Como escolher a melhor impressora para escritório em 2025
Escolher a impressora certa para o escritório pode fazer toda a diferença na produtividade e nos custos da empresa. Em 2025, existem diversas opções no mercado, mas nem todas atendem às mesmas necessidades. Neste guia de compra, além de conferir as 7 melhores impressoras para escritório em 2025, você também vai aprender como escolher a melhor impressora para escritório, seja para uma pequena empresa ou para uma grande corporação.
Avalie o volume de impressão
O primeiro passo para escolher a melhor impressora para escritório em 2025 é entender quanto a sua empresa imprime por mês. Esse dado é essencial, pois cada modelo de impressora é projetado para suportar um determinado volume de páginas mensais. Se você escolher uma impressora abaixo da sua necessidade, ela pode apresentar falhas frequentes e até reduzir sua vida útil.
Por exemplo, se sua empresa imprime em torno de 500 a 2.500 páginas por mês, uma multifuncional jato de tinta com tanque de tinta recarregável é suficiente. Esses modelos oferecem: baixo custo por página, qualidade de impressão para relatórios, contratos e documentos em cores e recursos extras como scanner e cópia, que ajudam no dia a dia.
Para empresas que imprimem entre 3.000 e 10.000 páginas por mês, é melhor investir em impressoras a laser multifuncionais. Elas garantem: velocidade superior (25 a 40 páginas por minuto), maior durabilidade, suportando picos de impressão sem travar e impressão frente e verso automática, economizando papel.
Se o escritório ultrapassa 10.000 páginas mensais, a melhor escolha são impressoras a laser corporativas ou até mesmo impressoras de rede compartilhadas. Esses modelos oferecem: impressão acima de 50 páginas por minuto, bandejas de grande capacidade (até 500 folhas ou mais), recursos avançados de segurança e integração com sistemas de gestão documental, bem como baixo custo por página a longo prazo.
Compare o custo por página
Ao escolher uma impressora para escritório, não olhe apenas para o preço inicial do equipamento. Muitas vezes, impressoras baratas acabam saindo caras no longo prazo devido ao alto custo de suprimentos. O verdadeiro indicador de economia é o custo por página (CPP) — quanto você gasta para imprimir uma única folha.
As impressoras jato de tinta com cartucho tradicional, por exemplo, embora possam ser encontradas em modelos mais baratos, possuem um custo por página geralmente mais alto, variando de R$ 0,40 a R$ 1,00 por página. Por isso, são mais indicadas para escritórios que imprimem pouco. Além disso, os cartuchos têm baixo rendimento e podem secar se a impressora ficar muito tempo sem uso.
Por outro lado, as impressoras jato de tinta equipadas com tanque de tinta (EcoTank, Smart Tank, MegaTank) possuem custo por página muito baixo, em torno de R$ 0,03 a R$ 0,08 por página colorida, sendo ótimas para escritórios pequenos e médios que precisam de impressões coloridas frequentes (relatórios, gráficos, materiais visuais e etc).
Já as impressoras a laser monocromáticas possuem custo por página em torno de R$ 0,08 a R$ 0,20, sendo indicadas para escritórios que imprimem grandes volumes de documentos em preto e branco. Isso é possível graças ao seu toner, que rende muito mais que um cartucho e não seca.
As Impressoras a laser coloridas possuem custo por página mais elevado, variando de R$ 0,25 a R$ 0,50 por página colorida e são recomendadas para empresas que precisam de relatórios e apresentações coloridas com frequência. Contudo, seu ponto negativo são seus suprimentos (toners coloridos), que podem ser caros.
Considere a velocidade de impressão
A velocidade de impressão, medida em PPM (páginas por minuto), é um dos fatores mais importantes para escritórios, já que influencia diretamente a produtividade da equipe. Imagine um escritório com vários funcionários esperando na fila da impressora: alguns segundos a mais por documento podem representar horas de perda ao longo do mês.
Para pequenos escritórios e home office, a velocidade recomendada é de 15 a 20 ppm (páginas por minuto), o que é suficiente para impressão de contratos, relatórios e documentos ocasionais. Multifuncionais a jato de tinta com tanque de tinta já são suficiente nesses casos de uso. Apesar de serem um pouco mais lentas, atendem bem ao ritmo de pequenas equipes.
A velocidade recomendada para escritórios de médio porte é de 25 a 30 ppm. Um exemplo de caso de uso são setores administrativos que imprimem relatórios diários, planilhas e correspondências. O tipo de impressora indicada: laser monocromáticas ou multifuncionais, que equilibram rapidez com economia.
Para grandes empresas (como bancos, escritórios de advocacia ou departamentos de RH, por exemplo) e alto volume de impressão, a velocidade recomendada é de 35 ppm, chegando a 50 ppm ou mais em impressoras corporativas. Isso é possível com impressoras a laser corporativas de alto desempenho, projetadas para grandes demandas e com bandejas de alta capacidade de papel.
Verifique recursos extras
Além de velocidade, custo e qualidade de impressão, as impressoras modernas oferecem diversos recursos extras que podem facilitar o dia a dia no escritório e aumentar a eficiência da equipe. Ignorar esses diferenciais pode significar perda de tempo e até de dinheiro no longo prazo.
Função multifuncional (3 em 1 ou 4 em 1)
- O que é: impressoras que também fazem cópia, digitalização e, em alguns modelos, fax.
- Por que importa: elimina a necessidade de ter vários equipamentos diferentes no escritório.
- Indicado para: pequenas empresas e home offices que precisam de versatilidade sem ocupar muito espaço.
Impressão frente e verso automática (duplex)
- O que é: recurso que imprime automaticamente nos dois lados da folha.
- Por que importa: economiza papel, tempo e é mais sustentável.
- Indicado para: qualquer escritório, mas principalmente médios e grandes, onde o volume de impressão é alto.
Conectividade avançada
- Wi-Fi e Ethernet: permitem compartilhar a impressora entre vários usuários sem precisar de cabos.
- Wi-Fi Direct e Bluetooth: úteis para impressão direta de notebooks, tablets e smartphones.
- Impressão em nuvem: integração com Google Drive, OneDrive e Dropbox para imprimir sem precisar transferir arquivos para o computador.
- Apps dedicados (HP Smart, Epson iPrint, Canon PRINT): permitem gerenciar impressões e digitalizações pelo celular.
Segurança da informação
- O que é: autenticação por senha ou cartão, criptografia de dados e relatórios de uso.
- Por que importa: em grandes empresas, a impressora pode ser um ponto vulnerável de segurança. Recursos de proteção evitam acessos indevidos e ajudam no controle de custos.
- Indicado para: corporações que lidam com documentos sigilosos, como escritórios jurídicos, hospitais e bancos.
Bandeja de alta capacidade e alimentador automático de documentos (ADF)
- Bandeja grande: reduz a necessidade de reabastecer papel constantemente.
- ADF (Automatic Document Feeder): permite digitalizar ou copiar várias páginas de uma só vez, sem precisar colocar folha por folha.
- Indicado para: escritórios de médio e grande porte que lidam com relatórios extensos ou processos de digitalização em lote.
Impressão móvel e integração com assistentes virtuais
- O que é: impressão por comandos de voz com Alexa, Google Assistant e até Apple Siri.
- Por que importa: agiliza processos e facilita a rotina de escritórios mais tecnológicos.
- Indicado para: empresas que buscam automação e praticidade.
Priorize a qualidade de impressão
A qualidade de impressão é um dos fatores que mais impacta a imagem profissional de uma empresa. Documentos bem impressos transmitem credibilidade e organização, enquanto impressões borradas, com falhas ou cores imprecisas podem passar uma sensação de descuido. Por isso, ao escolher a melhor impressora para escritório, é essencial avaliar a nitidez, a fidelidade de cores e a consistência do resultado final.
No caso de escritórios que trabalham basicamente com textos, relatórios e contratos, a prioridade deve ser impressoras que entreguem caracteres nítidos, sem borrões ou falhas. Impressoras a laser monocromáticas costumam se destacar nesse aspecto, garantindo um acabamento profissional mesmo em grandes volumes. Já para empresas que precisam de gráficos, tabelas coloridas e relatórios mais visuais, impressoras a laser coloridas podem ser a solução, oferecendo cores sólidas e bem definidas.
Por outro lado, se o escritório lida com materiais mais sofisticados, como apresentações coloridas, catálogos, panfletos ou até fotografias para portfólios, a melhor escolha tende a ser uma impressora jato de tinta com tecnologia de alta resolução. Esse tipo de equipamento permite maior precisão nos detalhes e melhor reprodução das tonalidades, garantindo uma apresentação visual mais impactante e fiel ao original.
Outro ponto importante é pensar na consistência da qualidade ao longo do tempo. Uma impressora de baixa qualidade pode até entregar boas páginas no início, mas apresentar desgaste rápido, resultando em falhas e manchas. Por isso, vale considerar marcas consolidadas e modelos projetados para uso corporativo, que mantenham o padrão mesmo após milhares de impressões.
Conclusão
Escolher a impressora certa para o escritório em 2025 exige uma análise criteriosa que vai além do preço inicial do equipamento. Avaliar o volume de impressão é fundamental para garantir que a máquina escolhida atenda à demanda diária, evitando gargalos ou sobrecarga. Da mesma forma, comparar o custo por página ajuda a enxergar o investimento a longo prazo, especialmente em empresas que precisam imprimir grandes quantidades de documentos regularmente.
A velocidade de impressão também deve ser considerada, já que escritórios dinâmicos precisam de agilidade sem abrir mão da qualidade. Recursos extras, como conectividade Wi-Fi, impressão frente e verso automática, alimentador de documentos e segurança da informação, podem trazer ganhos de produtividade e praticidade, adaptando-se tanto a pequenas empresas quanto a grandes corporações.
Por fim, priorizar a qualidade de impressão é essencial para manter uma imagem profissional. Documentos bem impressos transmitem seriedade e organização, fatores que fazem diferença na relação com clientes, fornecedores e parceiros de negócios.
Em resumo, a melhor impressora para escritório é aquela que equilibra desempenho, economia, tecnologia e qualidade. Avaliar cada um desses pontos de acordo com as necessidades do seu negócio é o caminho certo para investir em um equipamento que traga eficiência e produtividade para a rotina da sua empresa em 2025.
Agora que você já sabe como escolher a melhor impressora para escritório, veja um guia de compra da melhor cafeteira com jarra inox. São 7 ótimas opções de cafeteiras elétricas com jarra inox para comprar em 2025.
Perguntas frequentes sobre impressoras para escritório
Qual é a melhor impressora para escritório em 2025?
A melhor impressora depende das necessidades do escritório. Para grandes volumes, as impressoras a laser são ideais pela velocidade e baixo custo por página. Já para escritórios menores ou que exigem impressões coloridas de qualidade, as jato de tinta com tanque recarregável (como Epson EcoTank ou Canon MegaTank) são excelentes opções.
Impressora jato de tinta ou laser: qual escolher para escritório?
Se o foco é volume de documentos em preto e branco, a laser é mais vantajosa. Para quem precisa de relatórios coloridos, gráficos detalhados ou impressões ocasionais de fotos, a jato de tinta com tanque é a melhor alternativa.
Qual impressora tem menor custo por página para escritório?
As impressoras a laser monocromáticas geralmente têm o menor custo por página. No entanto, os modelos jato de tinta com tanque recarregável também oferecem excelente economia, especialmente para escritórios que precisam de cor em alto volume.
Qual impressora é mais durável para uso corporativo?
As impressoras a laser costumam ter maior durabilidade e suportam melhor grandes volumes de impressão. Elas são projetadas para aguentar ciclos mensais intensos sem comprometer a vida útil.
Qual velocidade de impressão é ideal para um escritório?
Para pequenos escritórios, 15 a 20 páginas por minuto (ppm) já são suficientes. Empresas médias devem buscar impressoras com 25 a 30 ppm, enquanto grandes corporações precisam de modelos que superem 35 ppm, garantindo produtividade.
Impressoras para escritório precisam ser multifuncionais?
Não é obrigatório, mas multifuncionais são muito recomendadas. Elas reúnem impressão, cópia, digitalização e, em alguns casos, fax, facilitando o dia a dia e reduzindo a necessidade de múltiplos equipamentos.
Impressora a laser colorida vale a pena para escritório?
Sim, se o escritório trabalha com relatórios gráficos, apresentações ou materiais que exigem cor. No entanto, para uso intensivo apenas em documentos de texto, uma laser monocromática é mais econômica.
Como saber se a impressora atende ao volume do meu escritório?
Cada impressora tem um ciclo de trabalho mensal recomendado, informado pelo fabricante. Basta comparar esse número com a quantidade média de páginas impressas no escritório. Para evitar sobrecarga, escolha um modelo que suporte pelo menos 20% a mais do volume real.
Qual impressora é melhor para escritório pequeno?
Para escritórios pequenos ou home offices, uma multifuncional jato de tinta com tanque é a escolha ideal. Ela combina boa qualidade de impressão, custo acessível e economia de tinta, sem exigir grandes investimentos iniciais.
Quais recursos extras são importantes em impressoras para escritório?
Entre os mais importantes estão: impressão frente e verso automática, alimentador automático de documentos (ADF), conectividade Wi-Fi, compatibilidade com impressão móvel (Google Cloud Print, AirPrint) e recursos de segurança em modelos corporativos.
